Urban Koeriers verwerkt persoonsgegevens om zendingen op te halen, te bezorgen en te factureren. In dit privacybeleid leest u welke gegevens dat zijn, waarom wij ze nodig hebben en welke rechten u heeft.
Urban Koeriers · info@urbankoeriers.nl · 06 53260191. Laatst bijgewerkt op 1 januari 2026.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens
Urban Koeriers is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en in onze dienstverlening worden verwerkt.
Vragen over dit privacybeleid stelt u via info@urbankoeriers.nl of telefonisch via 06 53260191. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld omdat wij daartoe niet verplicht zijn; vragen worden behandeld door de administratie.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om vervoer uit te voeren en te factureren. Het gaat om de volgende categorieën:
- Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
- Opdrachtgegevens: laad- en losadres, contactpersoon ter plaatse, omschrijving van de zending, gewicht, afmetingen en gewenste tijden.
- Afleveringsgegevens: naam van de ontvanger, handtekening, tijdstip van aflevering en waar nodig een foto van de afgeleverde zending.
- Financiële gegevens: factuuradres, btw-nummer, bankrekeningnummer en betalingsstatus.
- Communicatie: e-mails, WhatsApp-berichten en telefonische notities over een opdracht.
- Technische gegevens van de website: IP-adres, browsertype en bezochte pagina's, voor zover u analytische cookies toestaat.
3. Doelen van de verwerking
Wij gebruiken uw gegevens om offertes uit te brengen, ritten te plannen en uit te voeren, u te informeren over de status van een zending, facturen op te stellen en te innen, klachten en schades af te handelen, onze dienstverlening te verbeteren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen en verkopen uw gegevens nooit aan derden.
4. Grondslagen voor de verwerking
De verwerking is gebaseerd op de volgende grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming:
- Uitvoering van een overeenkomst: alle gegevens die nodig zijn om een rit uit te voeren en te factureren.
- Wettelijke verplichting: administratie en facturen die de Belastingdienst verplicht stelt, en vrachtdocumenten bij internationaal vervoer.
- Gerechtvaardigd belang: bedrijfsvoering, fraudepreventie, beveiliging van onze locatie en het onderbouwen van een claim of verweer.
- Toestemming: analytische en marketingcookies en het versturen van een nieuwsbrief. Toestemming kunt u altijd intrekken.
5. Gegevens van ontvangers van zendingen
Wanneer u ons opdracht geeft een zending te bezorgen, ontvangen wij ook gegevens van de ontvanger. Wij gebruiken die uitsluitend om de zending af te leveren en de ontvanger te informeren over het tijdvak van levering.
Als opdrachtgever bent u ervoor verantwoordelijk dat u deze gegevens mag delen en dat de ontvanger weet dat een koeriersdienst hem kan benaderen over de levering.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is:
- Offertes die niet tot een opdracht leiden: twaalf maanden.
- Opdracht- en ritgegevens, inclusief afleverbewijzen: zeven jaar, omdat zij deel uitmaken van onze administratie.
- Facturen en boekhouding: zeven jaar op grond van de fiscale bewaarplicht.
- Correspondentie over klachten en schades: vijf jaar na afhandeling.
- Camerabeelden van ons terrein: maximaal vier weken, tenzij een incident langer bewaren rechtvaardigt.
- Cookievoorkeuren: twaalf maanden, daarna vragen wij opnieuw.
7. Delen met derden en verwerkers
Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is. Onze vaste categorieën ontvangers zijn: onze boekhouder en accountant, onze hostingpartij en e-mailprovider, de leverancier van onze planningssoftware, een incassobureau bij structurele wanbetaling, onze verzekeraar en expert bij schade, en een douane-expediteur bij vervoer buiten de Europese Unie.
Met alle partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin geheimhouding, beveiliging en bewaartermijnen zijn vastgelegd. Schakelen wij een onderaannemer in voor een rit, dan ontvangt die alleen de gegevens die nodig zijn om te laden en te lossen.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze systemen draaien in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op basis van modelcontractbepalingen met aanvullende waarborgen.
9. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. De website werkt uitsluitend via een versleutelde verbinding. Toegang tot ons planningssysteem is persoonsgebonden en beveiligd met tweefactorauthenticatie. Back-ups worden versleuteld opgeslagen en periodiek getest.
Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun werk en tekenen een geheimhoudingsverklaring. Bij een datalek met risico voor betrokkenen melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij de betrokkenen wanneer de wet dat vereist.
10. Cameratoezicht en voertuigvolgsystemen
Op ons bedrijfsterrein hangen camera's ter beveiliging van goederen en voertuigen. Beelden worden maximaal vier weken bewaard en alleen bekeken bij een incident.
Onze voertuigen zijn uitgerust met een volgsysteem dat wordt gebruikt voor ritplanning, aankomsttijden en bewijs van aflevering. De gegevens worden niet gebruikt om individuele chauffeurs permanent te beoordelen en worden na negentig dagen verwijderd, tenzij zij nodig zijn voor een schadedossier.
11. Uw rechten
U heeft het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie van onjuiste gegevens, op verwijdering wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf heeft verstrekt en op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
Een verzoek stuurt u naar info@urbankoeriers.nl. Wij reageren binnen vier weken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren; wij vragen daarbij nooit om een kopie van uw burgerservicenummer of pasfoto.
Houd er rekening mee dat wij gegevens die onder de wettelijke bewaarplicht vallen niet eerder kunnen verwijderen, ook niet op verzoek.
12. Cookies en website
Onze website plaatst functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken en om uw cookiekeuze te onthouden. Analytische en marketingcookies plaatsen wij alleen na uw toestemming. De volledige uitleg staat in ons cookiebeleid.
Formulieren op deze site sturen uw gegevens rechtstreeks naar onze mailbox. Wij gebruiken die gegevens uitsluitend om uw aanvraag te behandelen.
13. Sollicitanten en personeel
Van sollicitanten verwerken wij naam, contactgegevens, cv en motivatie. Deze gegevens bewaren wij tot vier weken na afronding van de procedure, of met toestemming tot een jaar. Wij vragen bij chauffeursfuncties naar rijbewijs en eventuele certificaten, omdat die noodzakelijk zijn voor de functie.
Personeelsgegevens verwerken wij op grond van de arbeidsovereenkomst en de wettelijke verplichtingen die daarbij horen.
14. Klachten en toezichthouder
Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Wij zoeken graag samen naar een oplossing.
U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.
16. Telefoongesprekken en berichten via WhatsApp
Onze planning werkt veel telefonisch. Wij nemen gesprekken niet op. Wel maakt de planner een korte notitie in het ritdossier met de afspraken die tijdens het gesprek zijn gemaakt, zoals adres, tijdstip en bijzonderheden.
Stuurt u ons een bericht via WhatsApp, dan bewaren wij dat gesprek zolang de opdracht loopt en daarna nog maximaal twaalf maanden, zodat wij bij vragen kunnen terugkijken wat is afgesproken. WhatsApp verwerkt daarbij zelf gegevens onder de voorwaarden van die dienst.
Foto's die chauffeurs maken bij aflevering bewaren wij als onderdeel van het afleverbewijs. Wij maken die foto zo dat er zo weinig mogelijk personen op staan.
17. Gegevens bij internationaal transport en douane
Bij vervoer over de grens zijn wij verplicht een CMR-vrachtbrief op te maken. Daarop staan de gegevens van afzender, vervoerder en ontvanger, plus een omschrijving van de lading. Deze documenten bewaren wij zeven jaar als onderdeel van onze administratie.
Gaat een zending naar een land buiten de Europese Unie, dan verstrekken wij de noodzakelijke gegevens aan de douaneautoriteiten en aan onze douane-expediteur. Wij delen daarbij niet meer gegevens dan de aangifte vereist.
Wij controleren zendingen en opdrachtgevers waar nodig tegen sanctielijsten. Dat doen wij op grond van een wettelijke verplichting en om te voorkomen dat wij vervoer uitvoeren dat niet is toegestaan.
18. Datalekken en incidenten
Wij houden een intern register bij van beveiligingsincidenten. Elk incident wordt beoordeeld op het risico voor betrokkenen, waarna wij bepalen of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen nodig is.
Medewerkers zijn verplicht een vermoeden van een incident direct te melden bij de administratie. Wij evalueren elk incident en passen onze werkwijze aan wanneer dat de kans op herhaling verkleint.
19. Gebruik van foto's en referenties
Wij plaatsen alleen foto's van klantlocaties of van zendingen op onze website wanneer de betrokken opdrachtgever daarvoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Toestemming kan altijd worden ingetrokken, waarna wij de afbeelding verwijderen.
Namen van opdrachtgevers gebruiken wij uitsluitend als referentie na overleg. Bij ervaringen op onze website vermelden wij niet meer gegevens dan nodig is om het verhaal geloofwaardig te maken.
20. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze dienstverlening of de wetgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina met de datum van de laatste wijziging.
Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij vaste opdrachtgevers per e-mail. Zie ook onze algemene voorwaarden voor de contractuele afspraken rond geheimhouding.
Vragen over dit document?
Neem gerust contact op met onze administratie. Wij leggen graag uit hoe een bepaling in de praktijk uitpakt voor uw zending.